Comment optimiser la réussite de vos projets ?
Et si en 2021 vous décidiez de vous faciliter la vie et celle de vos collaborateurs ?
« Comment ça, tu n’utilises pas un outil de gestion ? Ton projet ne va jamais réussir, je ne sais pas comment tu fais… ».
De nos jours, ce type de logiciel est sur toutes les lèvres lorsqu’on évoque le management d’équipes et de projets. Si vous n’en avez pas, pas de panique. Il se peut que vous n’en ayez tout simplement pas besoin ou que vous ne sachiez pas encore lequel privilégier parmi le nombre croissant de logiciels existants sur le marché.
Découvrez nos 5 conseils pour choisir un outil de gestion de projet qui corresponde à votre organisation, vos besoins et vos attentes !
1) Identifiez clairement votre besoin
Avant de se lancer à corps perdu dans l’achat d’un nouveau logiciel qui perturberait l’organisation de votre équipe, il vous faut y réfléchir à tête reposée.
Le risque majeur est de suivre la majorité en se basant sur un nom de logiciel « connu » au risque qu’il ne soit pas adapté à votre réalité.
Autre écueil à éviter : prendre le logiciel avec le plus de fonctionnalités mais qui, à l’usage, sera trop compliqué d’utilisation par vos équipes
Asana, Trello, Freedcamp, Projeqtor, Teamwork ou encore Zoho, il se peut que ces noms vous parlent. Cependant, au lieu de démarrer par une recherche ciblée de chacune de ces solutions, revenez au fondamentaux et posez-vous LA question : de quoi avez-vous besoin ?
En tant que manager ou chef de projet, rédigez une liste de vos attentes concernant cet outil ainsi que des avantages et des inconvénients que vous pourriez retirer de son utilisation. Pour quel projet en ai-je besoin ? Ai-je besoin d’un outil qui me permette davantage de gérer mon temps ou mes équipes ? Quel format est le plus adapté à mon organisation ? Ai-je besoin d’un outil de gestion en temps réel ou d’un outil de supervision et de reporting ?
Notez votre besoin et faites le point avec votre direction et votre équipe pour comparer vos attentes aux leurs.
2) Décidez combien de personnes en auront besoin et pour quoi
Chaque outil est bien conçu mais il ne correspond peut-être pas à la réalité de votre organisation. Commencez par mettre des mots sur ce qui caractérise votre organisation et les futurs utilisateurs.
Etes-vous une grande ou une petite entreprise ? Les équipes sont-elles en contact physique quotidien ou sont-elles éclatées sur plusieurs sites ? Faut-il utiliser cet outil pour organiser un événement ou pour lancer un projet ? Est-ce un projet de petite ou grande ampleur ? Qui seront les futurs utilisateur de l’outil de gestion de projets (un seul service ? tous ? uniquement les acteurs principaux ou bien également vos partenaires ou clients…) ?
Faites un état de lieu concis de votre besoin en listant le projet majeur ou les projets récurrents pour lesquels cet outil serait important. Et énoncez clairement quelles personnes ou quels services seront concernés par ce nouvel outil. Faites attention au degré de simplicité d’utilisation de l’interface. Un accompagnement dans l’utilisation de votre futur outil de gestion de projet est primordial avant la mise à disposition de l’outil, que ce soit des formations, des conseils, un accompagnement à la conduite du changement ou encore la réactivité quant aux évolutions. Notre outil Facility est d’ailleurs délivré automatiquement avec une formation à l’utilisation pour vous permettre d’en tirer un maximum de bénéfices en fonction de votre organisation et de vos projets.
Vous avez désormais tous les éléments en tête pour faire votre choix.
3) Privilégiez les fonctionnalités simples
L’utilisation d’un outil de gestion de projet n’a qu’un objectif : vous simplifier la vie et celle de vos équipes. Au lieu de favoriser un outil aux mille fonctionnalités toujours plus abouties les unes que les autres, mais également plus complexes d’utilisation, revenez au cœur de votre besoin et assurez-vous que les éléments suivants soient compris dans le logiciel :
- Un tableau de bord clair et concis
- Un outil de planification des tâches
- Un outil de gestion des ressources
- Une ergonomie attractive adaptée aux différents utilisateurs
En effet, ne sous-estimez pas l’importance de l’ergonomie, il est important que vos collaborateurs aient envie d’utiliser cet outil et que ce dernier soit adapté aux visions de chacun.
4) Valorisez les outils qui favorisent la collaboration et le reporting avancé
Au-delà des fonctionnalités de base que vous recherchez, demandez-vous quelles fonctionnalités apporteraient un plus à votre gestion de projet et vous permettrait de rendre vos équipes encore plus performantes.
Par expérience, la collaboration entre équipe est primordiale. N’hésitez pas à privilégier un outil qui héberge une discussion instantanée, un service de réunion par vidéoconférences, un stockage et partage de documents, ou encore un système de gestion de profils pour identifier une personne à une tâche.
De même, un système de reporting instantané est une véritable plus-value pour votre organisation afin de conserver une trace des performances de vos équipes et de l’avancée de votre projet.
5) Utilisez un logiciel en mode SAAS
Ce dernier point n’est pas à négliger.
La solution SAAS est délocalisée et hébergée sur un serveur spécifique. Vous avez accès à votre outil de n’importe où et avec n’importe quel ordinateur. Une simple connexion internet suffit pour accéder à votre interface personnel.
Nous recommandons généralement cette solution car elle permet de gérer les projets en déplacement, d’avoir un accès quotidien aux tâches, et un niveau de sécurité des données beaucoup plus élevé.
D’autant que les outils en mode Saas sont mis à jour automatiquement et vous permettent de profiter quotidiennement des fonctionnalités optimales.
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Chez P2M Consulting, nous avons voulu créer un outil – Facility Project – qui convient à la majorité des organisations, aux multiples typologies de projets et profils d’utilisateurs (chefs de projets comme collaborateurs) avec des fonctionnalités simples et essentielles.
N’hésitez pas à nous contacter pour tester gratuitement Facility Project, l’outil de gestion de projet collaboratif créé par P2M Consulting
