Alors que le feedback apparaît comme un outil essentiel de Management de la Performance en continu, dans les faits, moins de la moitié des salariés disent recevoir du feedback régulièrement, (étude Success Factors et Oxford Economics. » / Manageris ©2017
Pourquoi ces managers préfèrent-ils passer sous silence les remarques ou félicitations qu’ils pourraient faire à leurs collaborateurs ?
- Par manque de temps ?
- Par manque de conviction sur l’utilité et la valeur ajoutée du feedback ?
- Par manque de savoir-faire, ou par peur ?
- Peur d’endommager la relation ? Peur de leur réaction ? Peur de s’exposer ou de se mettre en danger ?
Le feedback est pourtant reconnu aujourd’hui comme un outil essentiel à l’avancée du travail et à la motivation des collaborateurs.
Alors en 3 points, tentons de comprendre en quoi consiste un feedback :
Qu’est-ce qu’un feedback ?
Feedback signifie ce qui « nourrit en retour ». Qu’on le donne ou qu’on le reçoive, ce retour d’informations est très utile pour se construire et pour progresser.
Le feedback est un moyen de transmettre un « retour » à une personne sur ses actes, avec comme objectif d’agir sur ses actes futurs, soit en les maintenant ou en les renforçant, soit en les modifiant ou en les corrigeant.
Le feedback ne juge généralement pas la personne elle-même mais son action. Le feedback vise en effet à agir sur les actes.
Pour être efficace, il doit être orienté sur ce que la personne FAIT et non sur ce que la personne EST.
Il décrit factuellement un acte, un comportement, un résultat, et ne se fait pas l’écho de… ou ne formule pas de sous-entendu … au risque que d’être alors inefficace, contre-productif voire nuisible à la relation.
Quand et comment mener le feedback ?
L’entretien annuel à lui seul ne constitue pas un feedback suffisant.
Plus le feedback est mené fréquemment et régulièrement plus il sera fluide et productif.
Nous distinguons :
- Des feedbacks individuels en face à face et réguliers (tout au long du projet)
- Des feedback collectifs (à la fin d’un projet par exemple)
Idéalement, un feedback se fait en face à face mais si le manager est régulièrement indisponible ou trop éloigné, s’imposer un feedback systématique par email est un bon début, surtout s’il est positif. Un mail sans autre objectif que de dire « bravo » de la part de sa hiérarchie fait toujours plaisir et motive, voire même valorise.
Caractéristiques d’un feedback efficace
Attention certains feedbacks menés maladroitement peuvent paralyser vos collaborateurs plutôt que de les dynamiser. Aussi certains points d’attention sont à soulever:
Même si celui-ci est plus court et plus informel qu’un entretien de management, il n’en n’est pas moins structuré. Les mots doivent être convenablement choisis, le lieu propice à la communication (cela peut-être même pendant un déjeuner à l’extérieur !) et le ton approprié à la situation.
Il est important de permettre un « espace de parole » au collaborateur parce que ce face-à-face doit être pour lui l’opportunité d’un échange supplémentaire avec son manager.
L’exercice du feedback se décompose généralement en 3 étapes :
Première étape : Le feedback positif du manager
Ce feedback positif (retour positif sur les actions menées par le collaborateur) du chef de projet va rassurer, encourager. Il est également efficace comme levier de développement et permet de renforcer un comportement apprécié et utile
Sont inclus : les résultats obtenus, les efforts fournis, le niveau d’atteinte des objectifs, les comportements mis en œuvre, l’utilisation des compétences, la contribution dans les projets, le potentiel d’évolution, etc.
- Pour être efficace, votre feedback doit être factuel. Vous décrivez des faits précis, concrets, se rapportant à un moment spécifique et récent. Vous utilisez donc le verbe « faire » ou des verbes d’action. Vous bannissez le verbe « être » qui s’adresse à ce que la personne est et non à ce qu’elle fait.
- Dans un feedback, il est essentiel que vous parliez en votre nom et que vous employiez le pronom « je ». Dans cette perspective, vous vous montrez authentique et exprimez votre ressenti « À ce moment précis, j’ai perçu/ressenti ».
- Attention à vos formulations : évitez les « cette action était très bien mais tu aurais pu ….». Vous connaissez certainement l’histoire du « Mais » qui gomme le compliment formulé en1ère partie de phrase…. Dès lors, nous ne retenons qu’un seul message… celui qui commence par le « mais »…
Seconde étape : le feedback correctif
Le feedback correctif : il vise à formuler des axes d’amélioration qui ont pour but de motiver à améliorer les actions qui doivent l’être… car il y en toujours. C’est également ce qui va motiver vos équipiers, leur donner un objectif. Ces recommandations pratiques seront susceptibles d’être immédiatement utiles à votre interlocuteur.
Troisième étape : le feedback du collaborateur
Pour être complet, cet entretien peut également être constitué (par expérience, P2M Consulting le préconise fortement) de feedbacks du collaborateur sur la relation de travail avec son manager. Ce qui sous-entend les aptitudes d’écoute de celui-ci, sa capacité à prendre en compte les attentes de son collaborateur, à valoriser ses compétences ou encore à donner du sens et de la visibilité.
Enfin, prenez en considération que « recevoir un feedback n’est pas toujours facile pour votre interlocuteur : acceptez sa réaction et sa capacité à assimiler ce que vous êtes en train de lui dire.
Dans notre prochain articles nous approfondirons les intérêts de mener un feedback, intérêts pour vos collaborateurs et pour vous , managers !
A suivre donc…
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