Toute gestion de projet implique une organisation sans faille et une coordination humaine des différents acteurs en présence, les parties prenantes étant souvent multiples. Au cœur de ce processus se trouve un pilote nommé chef de projet.
Le chef de projet, un véritable pilote
Responsable des processus mis en place et de l’atteinte de l’objectif, le chef de projet se doit de définir un cadre de travail, d’instaurer et de tenir un planning ainsi que de coordonner les différents acteurs impliqués dans le projet.
1 – Avant de lancer le projet : le cadrage
Le chef de projet doit prendre ses responsabilités avant même le lancement « officiel » du projet : expression des besoins, analyse du contexte, des enjeux et contraintes, construction de l’équipe projet, …
Cela peut sonner comme une évidence mais pour bien mener un projet il faut commencer par bien l’initier. La phase de collecte des besoins est donc essentielle avant de partir tête baissée dans une réalisation qui pourrait être à côté des attentes du client.
Pour ce faire, en concertation avec ses équipes, il devra anticiper les risques éventuels qui pourraient venir freiner l’atteinte de ces objectifs.
Défnir un objectif SMART : réaliste et atteignable
L’instauration d’une note de cadrage et d’un plan de management seront essentiels et cela quelle que soit la durée du projet.
2 – Après son lancement : Le suivi du projet
Une fois le projet lancé, Le Chef de projet veillera au quotidien à ce que les processus suivent bien l’objectif et recadrer les choses si besoin est. Jalons, budgétisation, chaque élément doit être piloté régulièrement pour ne pas compromettre à terme la livraison finale.
Le chef de projet travaillant en outre souvent en équipe, il est de sa responsabilité de répartir les différentes tâches entre les membres et de s’assurer de l’atteinte des objectifs par chacun.
Gestion du planning, répartition des tâches, identification des risques, diffusion des informations et captation de données formelles et informelles : le rôle du chef de projet est bien multiple.
3 – Une fois les objectifs atteints : l’heure du bilan
Retours d’expériences, axes d’amélioration, félicitation des équipes, réorientation actions correctives, définition d nouveaux process …. Le Chef de projet : un expert en conséquences.
Le chef de projet : un chef d’orchestre
Tout chef de projet doit donc être capable d’analyser et de comprendre les besoins de chacun, leurs attentes, les enjeux mais également les contraintes internes et externes, l’environnement dans lequel le projet prendra place.
Le chef de projet s’assurera que chacune des parties prenantes partage une vision commune approuvée par la hiérarchie. Cette étape est primordiale pour contrer toute résistance potentielle au changement.
En concertation avec les parties prenantes, il définira alors le planning et le rôle de chacun pour atteindre cet objectif.
Au commencement de sa partition le chef de projet organisera avec son orchestre une réunion de lancement, ou kick-off qui visera notamment à valider le planning et ses grandes étapes, le rôle de chacun et offrir à chacun des acteurs présents un même niveau d’information.
Il guidera ensuite ses équipes (son orchestre) grâce aux multiples réunions de projets planifiées régulièrement tout au long du projet.
Le chef de projet, un leader du management transverse
Bien souvent véritable leader, le chef de projet doit coordonner les personnes ou organisations ayant un lien avec le projet et cela à différents niveaux hiérarchiques. Au chef de projet de composer avec la culture de chacune tant sur le fond que la forme pour rassembler les forces vives autour d’un objectif commun.
Au chef de projet de motiver tout le monde pour atteindre l’objectif !
Au-delà en effet de la simple identification des parties prenantes, le chef de projet doit analyser comment ces dernières peuvent interagir entre elles et bien cerner leurs attentes, leur mode de fonctionnement et doit les amener à se coordonner sans pour autant avoir forcément un rôle hiérarchique vis-à-vis d’elle… une management transversal où le savoir être est de mise : une subtile alliance entre pilotage, adaptation, diplomatie, communication, écoute, mise en mouvement des forces en place, le chef de projet est tout bien plus qu’ un gestionnaire, c’est un leader !
Le chef de projet,
garant de la réussite du projet
Et pour ce faire, nul besoin d’être expert technique dans le sujet concerné pour être un bon chef de projet. Les experts, ou « sachant » constituant l’équipe projet sont là pour ça !. Le chef de projet doit avant tout comprendre les enjeux, coordonner les moyens et bien entendu communiquer avec tous les acteurs concernés. Etre familier avec certains secteurs est certes un avantage mais absolument pas un impératif.
Leadership, sens de l’écoute, relationnel et capacité à communiquer, compétences en management, gestion des risques, capacité à déléguer, créativité et bien entendu organisation, la palette du chef de projet est donc multiple.
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