A quoi servent les réunions d’un projet ?
Les réunions font parties intégrantes de la vie de nos projets.
Que l’on soit animateur ou simple participant, en Visio ou en présentiel, nos semaines de travail sont rythmées par de nombreuses réunions.
Un projet sans réunion n’est pas vraiment un projet.
Tout au long de la vie de vos projets différentes réunions vont être mises en place, chacune ayant un objectif bien précis.
Quel est l’objectif principal des réunions de projet ?
Aider au suivi et à la réussite du projet.
Que ce soit pour partager l’information, valider un état d’avancement, mettre en place le travail opérationnel par les équipes terrain, aider à la prise de décision stratégique de la direction… toutes ces réunions ont une mission spécifique et sont fondamentales.
Ces réunions permettent une bonne circulation de l’information (les informations techniques, les informations d’avancement et les informations motivationnelles) et lient l’ensemble des parties prenantes du projet entre elles.
Les réunions sont en effet des éléments clés de réussite d’un projet, elles sont donc indispensables et leur préparation fait partie intégrante des missions du chef de projet.
Quelles sont les principales réunions qui rythment la vie de votre projet ?
Nous vous présenterons ici 7 principales typologies de réunions qui structurent la gestion d’un projet.. mais on pourrait en trouver bien d’autre avec d’autres terminologies… et nous ne parlerons pas ici des réunions « hors projet » qui rythment également la vie d’une entreprise comme les réunions d’équipe du lundi matin, les entretiens professionnels annuels ou autres….
Si déjà vous connaissez et mettez en œuvre ces 7 typologies de réunions pour gérer et piloter vos projets, vous serez au top !
Ces réunions rythment le cycle de vie du projet :
- Les réunions de cadrage qui préparent au lancement
- La réunion de lancement
- Les réunions de gouvernance et de suivi du projet : Copil, Coproj, Comités de suivi …
- Les réunions ponctuelles qui apparaîtront de façon plus ou moins anticipable au cours du projet : ateliers thématiques ou réunions de crise
- La réunion de clôture
- Le REX
Chaque typologie de réunion possède son propre objectif et chacune de ces réunions peut être planifiée à une fréquence différente des autres.
Leurs objectifs, leurs participants, leur fréquence, leur durée, leurs modalités de mise en œuvre sont généralement définis lors de la réunion de lancement du projet (sauf pour les réunions ponctuelles qui par définition ont un caractère exceptionnel et non anticipable).
Les 7 principales réunions d’un projet : utilité, typologie et contenu
En phase d’avant-projet :
1 : Les réunions de cadrage
Organisées en phase d’avant-projet avant la réunion de lancement, en vue de la préparer au mieux, ces réunions de cadrage permettent d’auditionner les différents acteurs du projet : le client notamment pour définir son besoin, les parties prenantes, pour valider les objectifs.
Ces réunions de cadrage pré lancement, vont servir à préciser le projet, à le définir au mieux afin d’étudier sa faisabilité et valider la décision de lancement.
- Objectif : définir le projet, étudier sa faisabilité, rencontrer les principales parties prenantes
- Fréquence : variable selon le projet, à réaliser avant le lancement du projet
- Durée : 30 minutes à 2 heures par réunion selon le projet
- Participants: les principales parties prenantes (Client, Sponsor, équipiers majeurs, chef de projet)
A l’issue de ces réunions de cadrage, il est en général rédigée une note de cadrage qui sera validée en réunion de lancement et qui permet de présenter le projet à l’ensemble des parties prenantes : besoin, contexte, objectif, forces, faiblesses, rôle et responsabilités des parties prenantes, instances de pilotage, analyse des risques majeurs, grandes étapes et plan de communication du projet.
2 : Le Kick Off meeting ou réunion de lancement
La réunion de lancement est un moment officiel du projet. C’est un événement majeur du projet qui va permettre de réunir les différents acteurs internes et externes et d’initier la dynamique collaborative du projet.
- Objectif : Informer, donner le contexte et enjeux du projet, fixer les objectifs et les modalités de gestion de projet
- Fréquence: Unique, au démarrage du projet
- Durée: 2 heures (si les réunions de cadrages ont été bien menées en amont)
- Participants : Toutes les personnes impliquées dans le projet
Cette réunion valide les rôles, les documents de référence et outils qui permettent de passer à la phase opérationnelle du projet.
Selon les projets, il est parfois organisé 2 réunions de lancement :
- En interne avec l’ensemble de l’équipe projet et éventuellement leurs responsables hiérarchiques Cette réunion est interactive afin que les collaborateurs puissent poser des questions et présenter des contraintes, des exigences qui peuvent interférer avec le projet. Cette réunion valide également le plan d’actions opérationnel des prochaines semaines.
- En externe avec les clients et les acteurs, sponsors et partenaires du 1er cercle. Le commanditaire pourra alors introduire la réunion. Il pourra ainsi donner un sens au projet et montrer son engagement et son exigence.
En phase de réalisation du projet :
3 : Les Comités de pilotage (Copil)
La réunion du comité de pilotage, aussi appelée Copil est une instance de gouvernance, qui consiste à suivre l’état d’avancement global du projet, à prendre des décisions et à vérifier que le projet se déroule selon les exigences du client en terme de qualité, coûts et délais. Elle permet de définir une stratégie d’orientation pour votre projet. Elle permet notamment de décider des Go/No Go aux phases importantes du projet, d’analyser les propositions remontées par les chefs de projet, de modifier, réduire ou étendre le périmètre du projet et de valider les livrables projet.
- Objectif : Suivre l’avancement du projet, planifier les jalons-clés et arbitrer les décisions
- Fréquence : Mensuelle ou tous les 2 mois, ou tous les trimestres pour les projets très longs et gérés en méthode prédictive
- Durée : 2 heures
- Participants : Chef de projet MOE, Chef de projet MOA, Client, Décideurs (Codir – Comité de direction de l’entreprise). Les membres du COPIL peuvent également inviter sur demande un acteur projet spécifique, en fonction des points mis à l’ordre du jour de la réunion.
4 : Les réunions de suivi de projet – Les Comités de projet (Coproj)
Certains projets n’ont pas de Coproj et n’ont que des réunions de suivis dont le nom peut varier selon les structures et selon les projets.
On les appelle réunions de revue de projet, réunion de suivi, d’évaluation, Corun (Comité de suivi de maintenance) ou encore réunion d’avancement …
Ces réunions opérationnelles de suivi vont idéalement ponctuer la vie du projet avec une certaine régularité qui sera à adapter selon les projets. Elles permettent d’avoir des échanges réguliers sur des sujets opérationnels.
- Objectif: Faire un point détaillé opérationnel sur l’avancement du projet, traiter les difficultés opérationnelles, coordonner les actions à réaliser dans le cadre du projet, valider les écarts entre les réalisations et les prévisions…
- Fréquence : quotidienne ou hebdomadaire voire tous les 15 jours selon les projets
- Durée : 30 minutes à 1 heure selon leur fréquence
- Participants : Chef de projet MOE, Chef de projet MOA, autres acteurs invités sur demande selon leur implication du moment, soit métiers soit techniques, en fonction de l’ordre du jour du comité projet
Ces réunions, animées par le chef de projet, sont généralement planifiées dès le début du projet à un rythme périodique et permettent de piloter efficacement le projet entre chaque Copil.
5 : Les réunions ponctuelles
Ces réunions « ponctuelles » ne sont généralement pas planifiées au lancement du projet. Elles apparaissent soit pour régler un problème spécifique ou pour travailler sur une thématique précise.
- Ateliers thématiques : communication, technique…
- Entretiens individuels, les audits…
- Réunions de crise ou de résolutions de problèmes
- ….
Ces réunions ne sont pas toujours animées par le Chef de projet et leur fréquence n’est pas régulière.
- Objectif: régler une difficulté, un risque survenu, trouver une solution de contournement, réfléchir à une problématique, organiser un atelier spécifique sur une thématique
- Fréquence : non définie, ponctuelle en fonction des besoins
- Durée : 1 à 2 heures
- Participants : tout le monde peut y être convié : référent technique, référent risque utilisateur clé, référent métier…
Par exemple :
Le comité de crise se réunit de manière exceptionnelle afin de faire face à une situation critique susceptible de pénaliser la réussite du projet qui n’a pas pu être anticipée ou traitée lors du comité de pilotage. .
Les ateliers thématiques, permettent quant à eux de réfléchir et travailler r sur une thématique précise. Un atelier de travail peut être une réunion de passation de connaissances, une réunion de brainstorming, ou encore un point de synchronisation entre différents acteurs.
En phase de clôture :
6 : La réunion de clôture
Tout comme la réunion de lancement, la réunion de clôture est un moment solennel dans le projet
La/ les réunions clôture (en interne avec les équipes / en externe avec les clients, sponsors et partenaires). Tous les membres de l’équipe projet et leur hiérarchie peuvent y être invités.
Menée par le chef de projet, elle intervient alors que la totalité des travaux du projet est terminée. La réunion de clôture permet un bilan général du projet, un retour d’expérience et une reconnaissance du travail effectué par les différents contributeurs.
- Objectif : vérifier la conformité des livrables avec l’attendu, valider l’atteinte de l’objectif,, remercier les acteurs projet, marquer la fin du projet et assurer éventuellement une transition vers l’équipe RUN
- Fréquence : Unique, à la fin du projet
- Durée : 2 heures + un temps d’échange informel ensuite (comme par exemple un pot ou une petite fête)
- Participants: Chef de projet MOE, Chef de projet MOA, Client, décideurs (Codir), sponsors, clients, acteurs techniques ou métiers et toute autre personne invitée par les membres du COPIL
Après cette réunion, le chef de projet aura à :
- Finaliser et diffuser son rapport de clôture,
- Clôturer son projet dans l’outil de gestion de projet : insertion des derniers documents actualisés, clôture des tâches et jalons.
- Organiser un REX (nous le verrons juste après le Rex peut faire partie intégrante de la réunion de clôture ou/et être organisé en amont de la réunion de clôture. Dans ce cas les résultats du Rex seront alors présentés lors de la clôture)
7 : Les réunions bilan et REX
- Le retour d’expérience, aussi appelé REX, est un processus de réflexion organisé par les managers et chefs de projet pour obtenir les feedbacks des équipes sur les éléments positifs et axes d’améliorations des projets en cours ou terminés.
Ces réunions de retour d’expérience peuvent organisées au mieux tout au long du cycle de vie du projet.
A minima il est recommandé de réaliser un REX en fin de projet (avant ou après la réunion de clôture selon les cas).
Objectif : tirer les enseignements pour améliorer le fonctionnement des projets à venir et les bonnes pratiques de l’organisation.
- Fréquence : A mimima une fois à la fin du projet. (Des mini REX peuvent être organisés ponctuellement aux grandes étapes du projet)
- Durée : variable selon les modalités d’organisation / 30 minutes à 1 heure pour les entretiens indivuels / 2 heures pour la réunion collectives de restitutions
- Participants: toutes les parties prenantes au projet pour avoir une vision au plus juste
Dans un processus d’amélioration continue, ces REX permettent :
- De donner l’opportunité aux membres de l’équipe projet de s’exprimer sur leur vécu et ressenti
- De proposer des améliorations dans les référentiels de management de projet
- De reconnaître et valoriser les contributions de chacun.
- De ne pas répéter les erreurs des derniers projets
Bien souvent négligé, un REX est pourtant essentiel pour gagner en performance sur les prochains projets
Vous voulez en savoir plus sur les REX ? alors voici un peu de lecture :
Comment mener un REX avec ses équipes avec P2M ?
Comment organiser un REX avec Facility Project ?
Et comment animer ces réunions de projet ?
Comme nous le disions en introduction, nous pouvons passer beaucoup de temps en réunions diverses et variées : un directeur ou chef de projet peut même passer jusqu’à 70% de son temps en réunion !
Alors il est fondamental d’optimiser ce temps pour que ces réunions soient le plus opérationnelles et le moins chronophage possible.
Nous l’avons vu, à chaque réunion correspond un objectif, une fréquence, une durée et une cible de participant bien défini en amont.
En outre la maîtrise de la conduite de ces réunions est une véritable compétence à acquérir pour optimiser la réussite des projets :
- la réalisation et la diffusion d’un ordre du jour,
- les modalités d’animation,
- les supports de présentation
- le partage du temps de parole
- l’élaboration et le suivi des compte-rendu
- …
Autant de savoir faire et de savoir être à maîtriser pour l’animateur.
Différents outils sont également utilisés pour animer ces réunions :
- Kanban,
- Speedboat,
- Design thinking,
- 6 chapeaux
- Et autres outils interactifs pour animer vos réunions en Visio notamment …
Objectif : être efficace et collaboratif !
Vous souhaitez en savoir plus sur les outils pour animer ces réunions ou encore vous former sur la conduite efficace des réunions ?
De nombreuses formations existent : nous vous recommandons plus particulièrement nos formations P2M Consulting (et notamment la formation « Conduire efficacement une réunion ».
P2M Consulting est un cabinet de conseil et de formation en Management de projet certifié Qualiopi pour ses actions de formations.
100% de stagiaires recommandent nos formation, pourquoi pas vous ? !
Très bons projets et bonnes réunions à tous !
Envie d’en savoir plus : nous vous invitons à nous contacter directement, nous serons ravis de répondre à toutes vos questions !
