Il arrive qu’au cours du projet les actions prennent du retard, que l’équipe se démobilise ou que des risques non anticipés surviennent… Il est donc important de mettre en place un suivi d’avancement pour s’assurer que toutes les tâches, les ressources et les budgets sont bien respectés et que le projet se déroule conformément à la stratégie et au planning établis en amont.
En bref, il faut s’assurer que tout se déroule comme prévu ou en tout cas que tout est bien mis en œuvre pour atteindre l’objectif du projet… Et si tel n’est pas le cas, pouvoir envisager un plan B avant qu’il ne soit trop tard !
Heureusement, il existe plusieurs outils pour vous y aider.
Un suivi adapté à votre organisation
Pour assurer ce suivi, il est primordial d’organiser des reporting réguliers : quotidiens, hebdomadaires ou mensuels, tout dépendra de vos équipes, de votre projet, de sa durée, des risques associés….
L’anticipation des risques, la collecte de données, l’analyse, la transmission d’informations, la mise en place de mesures correctives sont les principales actions à mettre en place pour mener votre suivi à bien.
Il convient également d’introduire des indicateurs de pilotages (les Key Performance Indicators -KPI) pour mesurer les performances de votre projet de manière concrète et chiffrée. Leur nombre et leur spécificité dépend là encore de votre projet. On observe en moyenne 5 à 6 KPI par projet standard.
Nos méthodes pour réussir votre suivi d’avancement
Un minimum d’organisation s’impose :
- De quelles informations aurons-nous besoin pendant le projet ?
- Qui les fournira et quand ?
- A quelle fréquence doit-on diffuser les rapports d’avancement et à qui ?
- Quels ajustements doivent être faits en cas de dérive dans la planification prévue ?
- Qui décide de quoi et à quel moment ?
Il est important de réaliser des points réguliers entre les parties prenantes du projet. Ces points seront fixés et prévus en amont du lancement du projet : un Coproj tous les jours, un Codir toutes les semaines, un Copil tous les mois. Il n’y a pas de règles en la matière, mais il est préférable d’anticiper les différents scénarios de production, d’anticiper les risques projet en amont ainsi que de prévoir une équipe post-projet pour stabiliser la production et assurer les réunions de suivi.
Les réunions de suivi ou d’avancement.
Les réunions de suivi sont d’autant plus importantes qu’elles permettent de rencontrer les acteurs, d’échanger les informations, de communiquer sur l’avancement, de s’adapter et de trouver des solutions ensemble.
Toutes les équipes sont réunies pour évoquer ensemble les problèmes rencontrés, les ressources utilisées et le respect des délais. C’est en général au chef de projet d’animer ces réunions en se concentrant sur le planning et la réalisation de chaque tâche. Ces réunions sont utiles pour améliorer la transparence et la communication entre les équipes sur l’avancée du projet.
Elles permettent aussi de connaître les prochains jalons, les nouvelles tâches à réaliser, la durée restante des tâches en cours, d’anticiper les risques et de prendre des décisions visant à corriger les problématiques actuelles. La fréquence de ces réunions dépendra de votre projet , de sa durée, de sa régularité, de son degré de prévisibilité et des risques qui y sont liés.
L’outil de gestion de projet
Outre les tableurs divers, les espaces partagés, l’outil optimum est un logiciel qui centralise toutes les fonctionnalités indispensables pour organiser et superviser un projet. Il permet de collecter l’information, de visualiser l’avancée du projet, d’éditer les rapports et de favoriser la collaboration. A la fois outil de planification, de partage de documents, de centralisation de l’information et de zone de discussion,: l’outil de gestion de projet devient vite un incontournable du suivi de votre projet.
L’objectif de cet outil, en plus des réunions de suivi, est d’adopter une démarche participative pour que chacun participe pleinement au projet. Du diagramme de GANTT au calendrier partagé en passant par le suivi du temps de travail et la visualisation immédiate des tâches et de leu avancement, l’outil de gestion de projet permet de rendre le suivi d’avancement disponible à tous, partout et tout le temps. Chaque équipier participe pleinement au projet en contribuant à l’actualisation de l’outil en temps réel, boostant leur implication.
Le duo gagnant pour un bon suivi de projet :
Outils de gestion de projet comme réunions d’avancement sont les incontournables d’un bon suivi opérationnel et pérein de votre projet.
Le suivi de l’état d’avancement du projet est en effet tout aussi important que sa mise en place. L’équipe projet doit y participer pleinement pour contribuer au succès réel du projet.
Pour un logiciel de gestion de projet simple et complet, n’hésitez pas à jeter un coup d’œil à notre outil Facility-Project.
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