Entre vos mails, vos réunions, vos points téléphoniques, les demandes urgentes des collègues, les conflits ou crises à gérer, les dossiers en attentes … les journées sont parfois trop courtes !!!

Tout ce que je fais est-il utile ? par quoi commencer ?  Puis-je déléguer certaines tâches ?  Y a-t-il une façon plus simple d’y arriver ?

 

Vous recherchez une méthode pour prioriser et hiérarchiser vos tâches ?

Une des solutions : l’or-ga-ni-sa-tion

 

1ère étape : listez – planifiez – visualisez

Listez l’ensemble des tâches et décomposez vos actions en plusieurs tâches. Toute tâche  à priori difficile devient facilement réalisable à partir du moment où on la décompose en plusieurs petites tâches facilement faisables. 

Fixez-vous des objectifs intermédiaires, posez des jalons pour ordonnancer vos tâches.

Visualisez l’ensemble de vos tâches sur un support unique (agenda papier ou numérique, diagramme de Gantt, planning Kanban…)  cela vous aidera à y voir plus clair et à définir un planning cohérent.

En ce sens un outil de gestion de projet s’avère très utile pour vous aider dans cette mission.

 

2nde étape : hiérarchisez

« Il n’y a rien de plus inutile que de faire
avec efficacité quelque chose qui ne doit pas du tout être fait. »

Peter Drucker

En effet, certaines personnes très bien organisées et compétentes  peuvent parfois travailler sur des tâches non essentielles.

A ce stade, la matrice des priorités peut vous être d’une grande aide.

La matrice d’Eisenhower (ou matrice des priorités) est à la fois un concept et un outil d’analyse et de gestion du temps qui permet de prioriser les tâches à faire en fonction de leur urgence et de leur importance. Cette méthode aurait été inspirée par Dwight D. Eisenhower (1890-1969), 34e président des États-Unis d’Amérique, qui aurait un jour déclaré : « Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent est rarement important ».

Cette matrice représente 2 axes :

  1. L’axe vertical qui représente l’importance des tâches, celles qui auront un résultat probant sur l’atteinte des objectifs prioritaires
  2. L’axe horizontal qui traduit l’urgence des tâches, celles qui comportent une échéance temporellement proche voire immédiate

La matrice comprend ainsi 4 zones :

  • PRIORITE 1 : Le cadran urgent+ / importance+

Ce sont les tâches  A FAIRE TOUT DE SUITE et soi-même : la priorité absolue en terme de traitement       

  •   PRIORITE 2 : Le cadran urgent -/ importance+  

Ce sont les tâches à PLANIFIER : activités importantes mais peu urgentes, tâches à planifier et à exécuter soi-même dans un avenir  proche.

  • PRIORITE 3 : Le cadran urgent + / importance –

Ce sont les tâches à DELEGUER :   activités urgentes mais peu importantes, tâches à déléguer rapidement.

Déléguez les tâches qui vous dépassent et celles qui n’exigent de vous qu’une supervision. Choisissez la bonne personne pour accomplir la mission et informez-la des tenants et aboutissants de manière à ce que la réalisation soit correctement et efficacement effectuée

  • PRIORITE 4 : Le cadran urgent – / importance –

Ce sont les tâches qui ne rentrent pas dans les objectifs prioritaires. Ce sont les activités à ABANDONNER ou à mettre en attente.

Ce sont bien souvent de multiples tâches pas toujours utiles, qui apparaissent de prime abord faciles et rapides mais qui sont en réalité très chronophages et prennent souvent le pas sur les activités prioritaires : la réponse ou la lecture de mails inutiles à vos objectifs de  la journée, certains coups de téléphone.

Astuces à essayer : Désactivez la notification d’arrivée d’un nouvel mail, choisissez des plages horaires pour consulter vos mails (Pourquoi ne pas décider de ne regarder ses mails que 4 ou 5 fois dans la journée) , mettez en place des règles de tri automatique, si un mail nécessite moins de 2 minutes pour y répondre alors faîtes-le juste après sa lecture….  difficile ? mais efficace : essayer, c’est l’adopter 🙂 

Dans cette démarche, on priorise l’importance sur l’urgence.

Pour y parvenir, il faut éliminer le temps passé dans le quadrant 4 et réduire au maximum le quadrant 3 en délégant ce qui peut l’être.  Ainsi, le temps libéré devient disponible pour les quadrants 1 et 2, permettant du même coup de devenir moins réactif et plus proactif.

3ème étape : rythmez votre emploi du temps

  • Créez votre emploi du temps à la journée, ou mieux à la semaine
  • Laissez de la place à l’imprévu: éviter de remplir remplir votre planning au maximum afin de se prévoir des plages de temps libre. Celles-ci seront probablement remplies par une urgence, un travail que vous n’aurez pas eu le temps de terminer ou une quelconque cause de retard. 
  •  Reportez : la procrastination est parfois utile. Définissez une date de réalisation cohérente avec votre charge de travail et les éventuelles échéances fixées,
  • Osez dire non,  en apprenant à dire  «non» à certaines demandes qui n’entrent pas dans vos attributions ou dans vos priorités.  
  • N’hésitez pas à jeter. Selon la loi de Douglas, les dossiers s’accumuleront jusqu’à remplir la totalité des rangements disponibles.  
  • Alternez les taches au sein de votre emploi du temps
  • Une seule chose à la fois… pas toujours facile… Dans la mesure du possible, essayez de ne pas faire deux choses à la fois. “Courir deux lièvres en même temps est le plus sûr moyen de n’en attraper aucun,” dit le proverbe.

4ème étape : Mettez en place un suivi régulier de votre évolution

Un suivi régulier est essentiel. L’organisation seule ne suffit pas, il conviendra de régulièrement suivre l’état d’avancement de vos tâches ou de celles que vous avez déléguées. 

Enfin, chaque fois que vous finissez un travail, demandez-vous si vous pourriez vous en resservir. Dupliquez, mutualisez les bonnes pratiques, créez des templates, réutilisez le fruit de votre expérience. Vous gagnerez ainsi en temps et en efficacité !

A vous de jouer !

Des questions ? L’équipe de P2M Consulting se tient à votre disposition pour vous accompagner sur la réalisation de vos projets et l’atteinte de vos objectifs.
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