Vous venez d’être nommé chef de projets ?
Vous allez devoir piloter des projets : planifier et suivre l’avancée de votre projet, et modifier si besoin son plan en fonction des contraintes et des évolutions de votre environnement.
Avant de lancer votre projet, il est toujours utile de se poser quelques questions : cette étape d’initialisation et de réflexion servira à clarifier le contenu et les limites du projet et vous fera gagner un temps précieux par la suite.
1 / Dans quel environnement ou contexte s’inscrit mon projet ?
Dans quel service, quel lieu géographique, quel environnement concurrentiel, quelle phase de développement de l’entreprise…
2 / A quel(s)s besoins répond mon projet ?
Qu’est ce qui est à l’origine du lancement du projet ? quel besoin a exprimer le commanditaire. N’oubliez pas que tout projet vise à satisfaire un besoin qui doit être clairement exprimé.
3 / Quels sont les enjeux et les opportunités de mon projet ?
Bien identifiés, ils serviront à motiver et dynamiser vos équipes.
4 / A quelles contraintes doit -il faire face ? quels sont les risques liés à ce projet ?
Il est utile d’être lucide et de les envisager dès maintenant pour envisager sereinement les solutions à apporter.
Ces points 3 et 4 sont communément regroupés dans ce que l’on appelle une matrice Swot
5/ De quelles ressources (moyens humain, technique ou financier) dispose-t-on pour mener à bien ce projet ?
Il est important d’évaluer en amont les ressources dont vous disposez. Le manque de ressources ou de compétences pourrait alors être considéré comme un frein à l’atteinte des objectifs.
6 / Quels sont les objectifs du projet ?
Ces objectifs auront pour but de répondre aux besoins précédemment définis.
Plus vous définissez clairement les objectifs de votre projet, plus vous serez susceptibles de les atteindre. La méthode SMART (nous la présenterons dans notre prochain article) est une méthode optimale pour être certain de bien définir vos objectifs.
Et rappelez-vous : « un objectif flou débouche toujours sur une absurdité précise »
7/ Quelles sont les personnes impliquées dans le projet ? Quels sont les rôles et responsabilités de chacun ?
Il s’agit ici de répertorier les parties prenantes au projet c’est-à-dire les personnes ou structures touchées de près ou de loin par mon projet.
Si ces personnes sont sous la responsabilité d’un tiers et/ou travaillent sur d’autres projets, vérifiez leur niveau de maîtrise et veillez bien à ce qu’elles soient disponibles pour participer au projet. Ces deux informations sont essentielles pour atteindre les objectifs de votre projet dans le délai estimé.
Si ce n’est pas le chef de projet, il sera également importante de définir qui est responsable ? qui prend les décisions ? quels organismes de contrôle et de décision sont prévus ?
8 / Quelles sont les grandes étapes du projet ?
L’une des conditions du succès est l’organisation. Votre projet doit se dérouler autour d’étapes clairement identifiées et identifiables par toutes les personnes impliquées.
En découpant votre projet en plusieurs étapes, vous pourrez :
- estimer plus facilement leur durée
- répartir les membres de l’équipe selon leurs compétences dans chaque étape
- lister toutes les tâches qui incombent à chaque personne
- définir le rôle et responsabilités de chacun
Au final, vous diminuerez le risque d’oublier des éléments importants.
Ce découpage de votre projet doit être compris par tous les acteurs du projet et doit permettre à tous vos équipiers de disposer d’une vision claire du projet et du travail à réaliser. Les membres de votre équipe vont ainsi pouvoir s’approprier le projet et visualiser les parties du projet où ils interviennent.
Vous passerez ainsi d’une simple liste de tâches à un plan de gestion de projet structuré où rien ne sera laissé au hasard.
9 / Quel plan de communication va-t-il être mis en place durant ce projet ? Quels support set outils vais-je utiliser ?
Quelles types de réunions allez-vous organiser ? avec ? à quelle fréquence ? pour quel objectif ?
Comment l’informations va-t-elle être transmise ? vers qui ? via quel support ? à quelle fréquence ?
Un outil de gestion de projet va-t-il être utilisé ? tout le monde est-il apte à l’utiliser ?
10/ Quelle est la durée prévue du projet ?
Chaque projet se caractérise par une date de début et de fin.
Une fois que vous aurez obtenu (en concertation avec les acteurs du projet ) les réponses à toutes ces questions, vous pourrez alors les partager avec toutes les personnes impliquées et organiser une réunion de lancement sereine et productive.
Et vous ? Quelles sont les questions que vous vous posez avant de commencer un projet ? N’hésitez pas à réagir dans les commentaires.
P2M Consulting, cabinet de conseil en Management de projet et facilitateurs de projet vous accompagner sur site dans la gestion de vos projets et vous forme sur la conduite de projets.
N’hésitez pas à nous contacter pour de plus amples informations.
